- アドミニ 村回覧板
36期の期首、アドミニでは新しいリーダーが誕生しました。自らの得意を活かし、チームメンバーを導き、さまざまな企画を練り・実践しているリーダーたち。今号でご紹介するのは、総務経理部の川越と工務部の藤本です。川越は入居者様から頂戴した家賃をオーナー様へ正確にお送りし、藤本は設計施工でオーナー様の志をカタチにするという、それぞれに大切な仕事を担っています。そんな2人の仕事や仲間に対する思いを聞きました。
総務経理部 川越 由起子（写真右） / 工務部 藤本 健太（写真左）
私たちの業務は大きく2つに分けられます。一つは、オーナー様に対するお仕事です。アドミニの各担当者が入力した当月の家賃収入、立て替え分の公共料金、工事費などを収支明細書として発行。これをもとにオーナー様への送金指示も行っています。もう一つは、ご入居時の書類確認や退去時の解約精算といった、入居者様側のお仕事です。
どちらも臨機応変な対応を求められる業務ですが、入居者様・アドミニの担当者・私たち総務経理担当者と、関わる人数が多いぶんオーナー様側の業務ではイレギュラーが起こりがち。それでも期日までに書類を作成・送付する。 安全に送金をしてオーナー様にご安心いただくのが総務経理部の役割だと考えています。
正確な処理で、お約束の日にお金をお送りすることでしょうか。送金の遅れは、 管理を任せてくださっているオーナー様の信頼を損なうこと。絶対にあってはいけません。総務経理部の役割は、その「あってはならない事態」の最後の砦と言ってもよいでしょう。社内の担当者が入力した情報を照合し、誤りがあればデータを何日ぶんも遡ったり、担当者にヒアリングしたりして原因を究明。チェックする対象は、明細書にして数千万枚にも上ります。これらにどんなイレギュラーがあっても、必ず期日までに解決し、送金日に間に合わせる。こうした「砦」の機能を毎月きちんと果たせるように、それぞれがそれぞれの立場で考えチームークで頑張っています。
ただ正直に言えば、質問をいただいて真っ先にうかんだのは「怖い」という言葉です。総務経理業務に携わっておよそ20年。扱う金額から受けるプレッシャーもですが、それが単なる数字ではなく、オーナー様の信頼を見える化したものだと分かってから「怖さ」を知りました。職責に負けず、これからも正確な仕事をしていきます。
チームメンバーを一人にしないこと。一人で抱えこませないよう気をつけています。業務の合間に、「どんなかんじ？」と声をかけて、何もなければOK。「ちょっとここが心配」という相談の声が上がれば、「どこで悩んでる？」とその場で解決するよう努めています。
先ほどお話ししたように、総務経理部の仕事には、他部署とは異なる独特のプレッシャーがあります。メンバーそれぞれが背負うその重責を少しでもやわらげられたらと思い、こうした声かけを続けています。どんなに頑張っても人ひとりでできることは限られてしまいます。自分の器を知り感謝の気持ちを忘れない。 みんなの努力や頑張りが理解され、協力しあえる環境づくりを大切にしています。
各部署に専属の事務担当者を配置し、その担当者と総務経理部メンバーとが連携すれば、より正確で迅速な仕事ができるのでは、と考えています。部署間の連携強化のため、事務機能を総務経理部に集約する動きが社内で見られます。それも一つの体制改善ですが、私はもう一つ踏み込んでこそ一段階上の正確さとスピードが実現できると思うのです。
部署付きの事務担当者がいたら、情報が部署を出る前に整合性をチェックできます。その時点で内容に矛盾があれば、各担当者も早めに指摘してもらえる。そうすれば、お互いにバタバタと確認することが減るかもしれません。少しずつ体制を見直して、総務経理部だけでなく全員が気持ちよく働ける環境ができればと考えています。
クリニックをはじめとした店舗の設計・施工や、マンションなどの大規模工事を主に担当しています。ご相談をいただいて、まず実施するのはご要望のヒアリングです。土地であれば土地、ビルであればビルの一区画といった、オーナー様が出店したい場所を見せていただきながら、間取りをざっくりと描きこんだ設計図を作っていきます。その図面にOKを出してもらえたら、施工用の詳細な設計図を作成。
店舗設計のポイントは、完成後の設備使用も視野に入れて図面を描くこと。クリニックの一室にX線検査装置を入れるなら、この装置を使うシーンを思い描いて図面を作成しなければ、機器の使用に不自由が出る場合もあるのです。こうした事態が万が一にも起こらないよう細部まで目を配り、オーナー様と一緒に使い勝手のよい空間を創りあげています。
検討もせずに「できません」とは言わない。どなたのご要望にも最大限お応えすべく、日々行動しています。店舗は、オーナー様がご自宅よりも長い時間を過ごすかもしれない場所。当然、「ああいうデザインにしたい」「この設備を入れたい」と、夢はどんどんふくらみます。ご予算内でそのご希望をどれだけ盛り込めるか、ご予算がオーバーしたらどの部分を見直すか。打ち合わせは1回につき数時間、時には1日がかりになることもあります。
難しい調整も、いったん持ち帰って本当に無理なのか再検討する私のスタイルは、見方によっては非効率と言えるのかもしれません。それでもオーナー様から「ありがとう」のお言葉をいただけるかぎり、私は自分の信念を大切にし続けようと思っています。
最初の打ち合わせからお引き渡しまで、オーナー様とは深く長いお付き合いをさせていただいています。そのため、オーナー様とのエピソード全てが「特別」です。
一つの工事が終わるタイミングではいつも、オーナー様に喜んでいただいています。そんな最終日のお言葉も嬉しいものですが、お引き渡しの後に「これ、分かる？」とお電話をいただけるのが、一番「よしっ」と思う瞬間です。工事が終わってもずっと頼りにしてくださる。その事実が私にとって最大の成功体験だからです。後日いただくお電話には、ありがたいことにお仕事のご相談も含まれています。「次はこういう設計をお願いしたい」「友達が困っているから、見てあげてほしい」。こうしたご連絡をいただくたび、気が引き締まります。紹介をくださるオーナー様の信頼に応えるべく、これからも誠実な仕事をしていきます。
アドミニの設計・施工でマンションやビルを建てて、その管理も一貫して行えたらいいなと考えています。管理業務を行う当社には、入居者様からのご意見がダイレクトに入ってきます。蓄積したお客様の声を反映すれば、きっと住み心地のよい集合住宅になるはず。そんな夢を、同じタイミングで昇進した営業部の中と語り合っています。
もう一つの目標は、設計という専門性を高めていくこと。アドミニは一級建築士事務所の資格こそ取得しているものの、設計まわりの強みはまだ十分に知られていません。各部署がそれぞれの専門性を磨き、時には単体で、またある時は専門性を掛け合わせて大きな仕事に取り組む。そんな体制を構築できればと思っています。