- アドミニ 村回覧板
最前線で活躍する営業マンに対して、“縁の下の力持ち”というイメージが強い事務職のお仕事。
しかし、ただルーティン業務をこなすのではなく、どうすればもっと良くなるか、自ら積極的に考え行動することで、会社に対して間接的に利益を生み出します。
今回は、工務部と営業部のふたりの事務スタッフに、お仕事での工夫や取り組みについてインタビューしました。
工務部 朝比奈 友紀（写真左） / 営業部 堀江 宗博（写真右）
私は工務部に所属し、退去後の原状回復工事の手配業務を担当しています。毎月、80〜110件程度の入居者様の入れ替わりがあり、その中で、当社に原状回復工事をお任せいただいている管理物件については、退去後に工事の手配をします。工務店や協力業者さんから退去後の室内の状況について報告をもらい、工事内容を決めて見積りをし、オーナー様から施工内容のご承諾をいただければ工事を進める、というのが一連の流れです。
私は工事関連の知識も経験も全くない状態でアドミニに入社したので、当初は業界用語や工事の手順がそもそも理解できず大変でした。でも、実務を通して徐々に覚えていき、今は上司からの指示がなくても一通りはこなせるようになってきたと思います。ただ、原状回復工事において、具体的にどんな工事が必要になるのか、自分ではまだ判断が難しいケースもあります。例えば、設備交換の見積りをする場合、単純な交換作業だけで良いケースもあれば、付帯工事が伴うケースもあります。そのような曖昧な部分を自分の勝手な判断で進めてしまうと、大きなミスやクレームの原因になってしまうので、初歩的なことですが、自信がない場合は必ず上司に確認するようにしています。
業者さんとの関係をとても大事にしています。立場的には発注者である私たちがお客様の立場になりますが、改装工事はあくまで業者さんありきなので、いつも物件を見て回ってもらっていることに対して、きちんと感謝の気持ちを伝えるようにしています。また、業者さんの大半が、私の入社よりもずっと昔からアドミニと繋がっている人たちで、まったく知識のなかった私をここまで育ててくれたので、尊敬の気持ちを忘れてはならないと思っています。このように、業者さんと丁寧なお付き合いを積み重ねてきたことで、最近は互いに信頼関係が深まってきたことも実感しています。例えば、入居者様の入居日の都合で、工期の大幅な短縮が必要になったときなど、厳しいスケジュールにも快く対応していただいたりと、大変協力的に接していただいています。
業務の体系化が必要だと感じています。現在、原状回復工事の手配業務は、基本的に私一人で行っているため、業務内容自体は難しいわけではないのですが、数をこなすのが精いっぱいで、手順がスムーズでなかったり、無駄な作業も多くなってしまっています。また、感覚的に行っている部分も少なくないので、もし私が急に出社できなくなったときや、新たに人が増えたときには、作業手順を共有しづらいことが心配です。例えば、ひとつのものの呼び方に関しても、工務店や職人さんによって違いがあったりするので、そういった細かい部分も踏まえながらマニュアル化していく必要があると思っています。そこで、業務フローを見直し、もう少し簡素化して、効率的に進められるよう、現在、業務改善の仕組みを上司が練ってくださっています。私自身、知識0から始めて苦労したので、誰が見ても解る仕組みができればいいなと思っています。
他部署との連携をさらに強化していきたいと思っています。退去があれば、そのあとには工事があり、入居があるので、他部署の人たちとこまめに情報を共有することで、日にちの勘違いや抜け漏れを防ぐことができます。自部署のことだけを考えるのではなく、他部署の人たちとも積極的に関わりを持ち、会社全体の状況を知っておくことが大切だと思います。
私は営業部で賃貸契約関係の事務を担当しています。仲介業者さんから入居の申し込みが届いたら、改装の状況を確認して、賃貸契約書を作成し、契約を進めていきます。そして、実際に契約が決まったら、入金の確認や入居日の調整、鍵の郵送手配などをします。5名体制で分担しながら業務を行っており、私は個別の業務に加えて、チームリーダーとして部署全体のマネジメントや各々の業務の最終チェックなども行っています。
入居の申し込み後の仲介業者さんとのやり取りは、基本的に私たちが行うのですが、ときどき「営業担当者と直接話したい」と言われることがあります。業務上は私たちで対応できるのですが、やはり営業担当者の方が顔なじみで、物件に詳しいということもあり、直接質問したいと思われる業者さんもいます。そのような声があったときには、仲介業者さんと良好な関係を保てるよう、外出中の営業担当者の負担にならない範囲で連絡を入れてもらうこともあります。
自分の業務範囲だけでなく、不動産管理全体の流れを意識するようにしています。私はアドミニに入社して16年目になるのですが、これまで、契約事務だけでなく、経理や解約業務など、さまざまな業務に携わってきました。それぞれ部署は異なりますが、それらはすべて関連しています。例えば、契約書作成システムに入力した内容が、そのままオーナー様への送金にも関わってきたりするので、自分の担当業務での些細なミスや作業の遅れが、他部署でのトラブルの原因になってしまいます。部署間の業務の関わり合いについては、実際に他部署を経験したからこそ気付ける部分も多いと思うので、これまでの経験を活かして、広い視野で物事を見るように心がけています。
現状、チームメンバーの退職や入れ替わりが多いので、誰が抜けてもすぐに補えるように、少人数でも業務を回せる体制を整えていく必要があると感じています。そこで現在、効率的かつ確実に業務をこなしていけるように、業務フローの明確化やタスク管理方法の見直しなど、少しずつ業務改善に取り組んでいます。例えば、契約書の作成手順についてマニュアルを作成したことで、新たに入ったスタッフへの業務引き継ぎ時の負担が軽くなったり、業務フローを見直したことで契約時に必要な書類を先回りして準備できたりと、少しずつですが、効率化できていると感じています。作業の無駄をなくし、業務負担を減らしていくことは、人の定着にもつながっていくと思いますので、徐々にそのように変えていきたいと思っています。
営業マンだけでなく、事務方としても、もっと入居率アップに貢献していきたいと考えています。例えば、前月あった契約について、大きく動いたエリアはどこか、どんな属性の人がどの物件に入居したかなど、一覧にまとめられれば、営業の際に役立ちます。また、最近外国籍の入居者様が増えているので、外国人専門の保証会社さんから、外国人に強い不動産仲介業者さんのリストをいただければ、新たな営業先を開拓できます。日々の業務の中でも、アンテナを張っておくことで、入居率アップに結びつくヒントを得られると思います。